お客さまからご依頼いただく翻訳ファイルが、マイクロソフトのワード、エクセル、パワーポイントのものが多くなています。これらのファイルを翻訳処理する方法についてお話ししたいと思います。

WORD いただいたファイルのレイアウトがしっかりできていれば、専用の翻訳支援ソフトにより訳文を適切な位置に上書きします。仕上がったワードファイルは、原文と訳文の長さの違いから多少レイアウトがくずれることがありますが、少しだけ手直しをすれば納品が可能です。

EXCEL エクセルもWORDと同様に専用ソフトを使って訳文を適切な位置に上書きします。ここで大きな問題が発生することがあります。エクセルのセルに入っている文字数が増えると、オリジナルファイルのセルの幅と高さを超えてしまい、セルの幅と高さを調整することになるのですが、レイアウトが崩れてしまい予想以上に作業時間がかかってしまいます。翻訳者は文字数の制限をできるだけ意識して翻訳をするようにしています。それでも長すぎた場合は、フォントの大きさを変えて無理やりにセルにフィットさせます。

PowerPoint パワポも上記2つのアプリと同様の処理をします。一番大きな問題は原文より訳文が長くなった場合です。箇条書きされた文章をわかりやすくしようとして訳文が長くなりすぎることがあります。そのときは訳文を簡潔にして短くまとめます。それでも長すぎる場合はフォントの大きさを調節します。